Pengertian, Unsur, Ruang Lingkup dan Tujuan Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

pengertian administrasi perkantoran dapat di pahami sebagai berikut :

• secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
• dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerjasama yang dilakukan secara sistematis dan terkoodinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

berdasarkan pengertian tersebut, maka administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahaan data, komunikasi, dan memori organisasi.

2. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Dalam kegiatan administrasi perkantoran terdapat 8 unsur yang berkaitan untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

1. Organisasi. organisasi yaitu mengelompokan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerja sama diantara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen. kegiatan yang berfungsi merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas agar tujuan yang telah di tentukan dapat dicapai dengan baik.
3. Komunikasi. kegiatan  menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun non formal.
4. Informasi. kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
5. Personalia. kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja.
6. Keuangan. kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus pertanggung jawaban penggunaan dana.
7. Perbekalan. kegiatan merencanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan kerja.
8. Humas. kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar terhadap perusahaan..

3. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup hal-hal berikut ini :

a. Kegiatan Kantor

kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan.
kegiatan kantor terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu :
1. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kontor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari :

• Perencanaan gedung
• Tata ruang kantor
• Penerangan/Cahaya
• Ventilasi
• Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
• Anggaran (budgeting) perkantoran
• Standar kualitas kerja
• Sistam informasi dan telekomunikasi

2. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :

• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut :

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
• Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
• Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
• Penyatuan Visi & Misi karyawan dan organisasi
• Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan

4. Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari :

• Penggunaan peralatan dan perabot kantor
• Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
• Kualitas pekerjaan kantor
• Pelayanan kantor
• Waktu
• Biaya perkantoran

b. Saran Dan Fasilitas Kerja Perkantoran

sarana dan fasilitas kerja perkantoran meliputi berikut ini :

1. Lokasi Kantor

faktor-faktor yang perlu di perhatikan dalam menentukan lokasi gedung, antara lain sebagai berikut :
a. faktor keamanan
b. faktor lingkungan
c. faktor harga

2. Gedung

faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung antara lain :
a. gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
b. gedung memiliki fasilitas memadai.
c. harga gedung yang kompetif seimbang dengan biaya dan keuntungan.

3. Peralatan

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain :

a. Perabotan kantor (office furniture) contohnya meja, kursi, rak, laci-laci, dsb
b. Perbekalan kantor (office suplies) contohnya kertas, pena, tinta printer, dsb

4. Interior

Interior adalah tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, fentilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

5. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

4. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :

1. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
2. Mecatat, adalah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah, adalah kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
5. Mengirim, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak yang lainnya.
6. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumlah cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.